Wie sieht ein guter Presseverteiler aus? In wenigen Schritten zum perfekten Presseaussand

Erstmal sollten wir zwischen Datenbank und Verteiler unterscheiden. Die in der Datenbank werden alle Journalisten-Kontakte gespeichert. Dafür kann Excel oder eine Plattform wie Prezly genutzt werden. Wer sich eine Datenbank aufbauen will, sollte im ersten Step passende Medien für sein Start-up, Unternehmen oder Kunden suchen. Ist ein Medium potenziell relevant, geht’s im nächsten Step: an die Journalisten-Suche. Allein ZEIT online hat fast 100 Redakteurinnen und Redakteure, davon ist ein Teil wahrscheinlich nicht wirklich relevant für eure Themen. Dennoch lohnt es sich hier Daten großzügig einzutragen und nur gänzlich irrelevante Personen herauszulassen. So beginnt ihr eine umfangreiche Datenbank, die trotzdem noch überblickt werden kann. 

Aber was soll denn überhaupt alles an Daten gesammelt werden? Hier gilt: The more, the better. Name, Mail und Telefon dürften klar sein, aber auch die Stellenbeschreibung, der Medientyp, die Anschrift und sogar Social Media Seiten sind sinnvolle und wichtige Angaben. Noch wichtiger ist dann am Ende den Kontakt mit Tags zu versehen, um zu jedem Thema schnell Kontaktpersonen zu finden. Ist eine Basis für die Datenbank geschaffen, sollte man diese ständig erweitern und aktuell halten. Auch in der Redaktionslandschaft werden Jobs gewechselt und wer immer Up-To-Date ist, hat direkt einen großen Vorteil.

Wenn ein Thema es jetzt zur Pressemitteilung geschafft hat und bereit ist für den Versand, geht es an den Verteiler. Die in die Datenbank investierte Arbeit macht sich jetzt so richtig bezahlt: Man kann aus dem vollen schöpfen und genau die passenden Medien aussuchen. Als Erstes sollte die Frage gestellt werden: Welche Medien sind für mein Thema relevant? Hier wird schon mal grob ausgesiebt und zum Beispiel bei einem Food Start-up, Lebensmittel Zeitschriften und Startup-Medien priorisiert in den Verteiler aufgenommen. Wichtig: Ja, große Medien haben große Reichweite, aber auch große Nachfrage und Themen im Überfluss. Die Chance, in ein großes Medium zu kommen, ist in der Regel nur bei wirklich relevanten Themen da. Also: Je nach Thematik tendenziell eher kleinere Medien angehen.

Steht der grobe Verteiler, geht’s ans Feintuning. Die passenden Medien sind drin, aber soll die Mail wirklich an alle Journalistinnen und Journalisten gehen? Hier lohnt es sich genau nachzuschauen und je nach Medium die 2-4 passendsten rauszusuchen. Zugegeben ist das nicht die spannendste Arbeit, lohnt sich am Ende aber. Wer recherchiert, welche Redakteurinnen und Redakteure schon über Ähnliches berichtet haben, erhöht die Erfolgschancen die richtige Person zu erreichen. Im Gegensatz zur Datenbank gilt hier: Weniger ist oft mehr. Wer Qualität über Quantität stellt, läuft nicht so große Gefahr zwischen Hunderten von Mails unterzugehen und Stunden umsonst investiert zu haben. Wer Ansprechpartner: innen ständig mit für sie irrelevanten Mails bombardiert, riskiert es blockiert zu werden. Das ist natürlich nicht nur unangenehm, sondern auch richtig nervig, wenn die nächste Pressemitteilung perfekt für den vergraulten Kontakt gewesen wäre.

1. Umfangreiche Datenbank mit Journalist:innen aufbauen

2. Umfangreiche Infos zu den Kontakten mit einfügen und sie gut vertaggen

3. Beim Verteiler erstellen passende Medien und Redakteur:innen gezielt ansprechen

4. Je nach Thema lieber kleine Medien angehen

5. Qualität steht meistens deutlich über Quantität, wenn‘s um Verteiler geht