Das ganze Post-It-System geht aber auch digital: Mit Beginn der Pandemie sind wir auf das Tool monday.com umgestiegen. So können wir unsere Wochen durch Kanban digital strukturieren.
Montags haben wir um 11:00 Uhr Queue Replenishment Meeting – in kurz QRM – in dem wir alle Aufgaben für die Woche in Monday eintragen. Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag gehen wir die Aufgaben nach Priorität durch. Meistens arbeiten wir bis Mittwoch an den Prio 1 Aufgaben und dann können wir Donnerstag und Freitag in Ruhe die Prio 2 und 3 angehen. Wichtig: Niemand schnappt sich eine hohe Prio, wenn die absolut wichtigen Aufgaben noch nicht erledigt sind. Unabhängig davon, ob es der eigene Kunde ist oder nicht. Team-Work bedeutet, jeder hängt mit drin. Das heißt, am Montag wissen wir genau, was diese Woche ansteht und wo es gerade brennt. Wenn bei jemandem gerade zu viele Aufgaben absolute Priorität haben, teilen wir diese Aufgaben im Team auf. Aufgaben, die nicht so kritisch sind, werden nach hinten geschoben. So vermeiden wir Überstunden und können auch schnell auf spontane Anfragen reagieren – und wenn wir gerade keine Kapazitäten haben, auch absagen. Neue Tasks werden erst mal nach Priorität bewertet und eingeplant. Wir haben immer einen Überblick über unsere Projekte und können gut einspringen, wenn jemand ausfällt.
In der Kanban-Ansicht kann jeder Mitarbeitende sein persönliches Kanban-Board sehen. Das ist dann sozusagen eine ToDo Liste.